Ответы на часто задаваемые вопросы по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде (электронная трудовая книжка)

Разъяснения Минтруда России по наиболее часто задаваемым вопросам, связанным с переходом на электронные трудовые книжки


Обзор ответов Пенсионного фонда Российской Федерации на вопросы по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде (электронная трудовая книжка).


1.Когда работодатель должен сдавать сведения по форме СЗВ-ТД в 2020 году?

В 2020 году - в случае приема, перевода на другую постоянную работу или увольнения работника, подачи работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки или формировании ее в электронном виде (далее - заявление), работодателем в территориальный орган ПФР представляется информация о работнике: месте его работы, его трудовой функции, документе, на основании которого было проведено кадровое мероприятие, причины прекращения трудового договора, другая предусмотренная Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами информация. Информация предоставляется по форме СЗВ-ТД в срок не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло соответствующее кадровое мероприятие.

 2.Ведется ли трудовая книжка (на бумажном носителе) по вновь принятым работникам?

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работникам, которые впервые устроятся на работу, начиная с 01.01.2021, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

 3.Как понять, что сотрудник уволился с предыдущего места работы, если нет бумажной трудовой книжки?

Законодательством предусмотрены формы сведений о трудовой деятельности СТД-ПФР и СТД-Р, которые содержат данную информацию и могут быть предъявлены работником при трудоустройстве.

Форму СТД-ПФР работник может получить в ПФР или многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг, форму СТД-Р - у своего работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя).

 4.Должен ли глава крестьянского фермерского хозяйства (далее - КФХ) предоставить сведения по форме СЗВ-ТД на себя? Или отчетность предоставляется только на работников?

Законодательством не предусмотрена обязанность глав КФХ (в том числе членов КФХ) предоставлять форму СЗВ-ТД в отношении себя. Форма СЗВ-ТД предоставляется только в отношении работников.

 5.Если работник подал заявление на ведение трудовой книжки в бумажном варианте надо ли сдавать СЗВ-ТД?

Да. Независимо от выбора работника работодатель обязан представлять на него форму СЗВ-ТД в территориальный орган ПФР. 

 6.Если в январе месяце 2020 года нет кадровых изменений, надо ли подавать отчет в феврале за январь?

Если в январе месяце 2020 года не было кадровых мероприятий (прием, перевод на другую постоянную работу, увольнение), ни одним работником не было подано заявление о выборе способа формирования трудовой книжки, то отчет по форме СЗВ-ТД в территориальный орган ПФР не представляется.

 7.Если работник принят в 2019 году и продолжает без каких-либо кадровых изменений работать в 2020 году, должна ли на него предоставляться форма СЗВ-ТД и когда?

При отсутствии у работника случаев перевода на другую постоянную работу, увольнения, сведения в отношении него должны быть предоставлены в случае подачи им заявления о выборе способа формирования трудовой книжки, в срок не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором подано заявление.

 8.Будет ли делаться запись о службе в армии или очной учебе в институте при открытии трудовой книжки в электронном виде. Ранее, при ведении трудовых книжек в бумажном виде, первой записью в трудовой книжке при первичном поступлении работника на работу была запись о его службе в армии или очной учебе в институте на основании данных военного билета и диплома соответственно. Сейчас в электронной книжке надо будет делать эти записи?

Нет, данные записи не представляются в территориальный орган ПФР в составе отчетности по форме СЗВ-ТД.

Для учета данных периодов в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица работник может обратиться в ПФР с заявлением застрахованного лица о корректировке сведений индивидуального (персонифицированного) учета и внесении уточнений (дополнений) в индивидуальный лицевой счет и соответствующими документами.

 9.В 2019 году организация заключала гражданско-правовые договоры (далее - ГПД) с физическими лицами. Сведения о лицах, работающих по ГПД, передавались в ПФР в составе форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Должны ли предоставляться сведения по форме СЗВ-ТД на физических лицах, работающих по ГПД в 2020 году? Изменится ли с 2020 года порядок предоставления сведений по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ в отношении таких лиц?

Форма СЗВ-ТД не представляется на граждан, заключивших с организацией ГПД. Обязанность предоставлять в отношении таких граждан отчетность по формам СЗВ-М и СЗВ‑СТАЖ - сохраняется.

 10.Означает ли переход на электронные трудовые книжки, что кадровику придется вносить информацию о трудовой деятельности работника с начала его трудовой деятельности и по сей момент?

Нет, в форму СЗВ-ТД при первом ее представлении на работника (но не позднее 15.02.2021) включается последняя запись, внесенная в трудовую книжку, актуальная по состоянию на 01.01.2020.

 11.Если работник имеет несколько мест работы по совместительству и у него электронная трудовая книжка, надо ли будет по нему со всех мест работы сдавать отчётность по форме СЗВ-ТД?

Да, формы СЗВ‑ТД заполняются и представляются работодателями на всех работников (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе) при наступлении событий, предусмотренных законодательством.

 12.Как изменится периодичность предоставления формы СЗВ-ТД в 2021 году в случае приема, перевода на другую постоянную работу или увольнения работника?

Если в 2020 году отчетность по форме СЗВ-ТД представляется в территориальный орган ПФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые мероприятия, то с 01.01.2021 отчетность по форме СЗВ-ТД представляется не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имелись случаи перевода на другую постоянную работу, а в случаях приема на работу и увольнения – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.

 13.Как заполнять графу «Код выполняемой функции»?

Графа «Код выполняемой функции (при наличии)» заполняется только с 1 января 2021 года (при наличии), в которой указывается соответствующий код, состоящий из семи цифро-буквенных знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где:

первые пять цифровых знаков, разделенные точкой - это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профессионального стандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профессионального стандарта);

последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) – буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак – уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.

 14. При трудоустройстве на новую работу после 01.01.2021 бумажные трудовые книжки не будут предоставляться работодателям? И будет ли необходимость вести бумажные трудовые с 01.01.2021?

Если работник не сможет подать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки до 31.12.2020 либо подаст заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме, то работодатель продолжит ведение его трудовой книжки в бумажной форме. На работников, выбравших электронную форму ведения трудовой книжки, а также впервые устраивающихся на работу, начиная с 01.01.2021, бумажная форма трудовой книжки не ведется.

 15. Сотрудник принят на работу 02.02.2020. До этого нигде не работал. Надо ли ему заводить бумажную трудовую книжку (он ее принес) или сразу переходить на электронный вариант?

Такому работнику необходимо завести бумажную трудовую книжку. В случае подачи им заявления о выборе электронной формы ведения трудовой книжки, сделать соответствующую запись в трудовой книжке и выдать ее работнику на руки.

 16. Как вести бумажные трудовые книжки параллельно с новым отчетом?

Да. В отношении работников, которые еще не подали заявление о выборе способа ведения трудовой книжки либо подали заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме, они продолжают вестись в ранее установленном порядке. Одновременно в отношении таких работников работодатель должен предоставлять в территориальный орган ПФР по месту своего учета сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

 17. Нужно ли сдавать форму СЗВ-ТД на работников, с которыми заключены гражданско-правовые договоры?

Нет, так как сведения о трудовой деятельности - это сведения о работе по трудовому договору.

 18. Какую информацию нужно предоставить за январь 2020 года, если принятых и (или) уволенных за этот период работников не было?

В случае если в январе 2020 года не произошло никаких кадровых изменений (прием; увольнение; лишение работника права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью; перевод на другую постоянную работу; установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации (заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и тому подобное)); переименование организации, подача заявления о выборе формы ведения трудовой книжки), форма СЗВ-ТД за январь не предоставляется.

 19. Нужно ли прикреплять к форме СЗВ-ТД заявление работника о выборе формы ведения трудовой книжки?

Нет. Сведения о сделанном работником выборе указываются непосредственно в форме СЗВ-ТД.

20. Форма уведомления сотрудника о возможности выбора книжки унифицирована или произвольна?

Рекомендуемая форма уведомления будет размещена на сайте Роструда.

 21. Индивидуальный предприниматель, у которого нет работников, должен предоставлять форму СЗВ-ТД?

Нет.

 22. Если работник в январе 2020 года написал заявление о том, чтобы оставить бумажную трудовую книжку, какую форму нужно подавать и в какой срок?

В данном случае, необходимо предоставить на такого работника форму СЗВ-ТД, отразив в ней выбор формы ведения трудовой книжки, а также сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица по состоянию на 1 января 2020 года (если работник работал в Вашей организации на указанную дату). Срок предоставления отчетности – 17.02.

 23. Какую запись надо делать в трудовой книжке, когда отдаем ее работнику, при выборе электронной трудовой книжки?

Рекомендуемая формулировка будет размещена на сайтах Минтруда России и Роструда.

 24. Если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку, при увольнении нужно ли выдавать форму СТД-Р?

Нет, данная форма выдается только работникам, перешедшим на электронную форму ведения трудовой книжки.

 25. Работник отказался от бумажной трудовой книжки у другого работодателя. К нам приходит с электронной трудовой книжкой, в которой сведения только от предыдущего работодателя. Где взять сведения о полном страховом стаже для расчета больничного?

Для этих целей разработана форма сведений о трудовой деятельности СТД‑ПФР, включающая в себя все сведения о трудовой деятельности работника, после перехода на электронную форму трудовой книжки. Форму СТД-ПФР работник может получить в ПФР или многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг. За периоды до перехода на электронную форму трудовой книжки работник может предоставить работодателю бумажную форму своей трудовой книжки.

 26. Где взять форму СТД-Р и как ее заполнять?

Проект формы СТД-Р и порядок ее заполнения размещены на сайте Минтруда России. На текущий момент документы находятся на регистрации в Минюсте России.

 27. Работник, принят на работу секретарем 01.09.2013, 15.09.2019 переведен на должность бухгалтера, 30.12.2019 – организация изменила наименование. Какое кадровое мероприятие должно быть указано в форме СЗВ-ТД при заполнении сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица по состоянию на 1 января 2020 года?

В данном случае – это перевод на должность бухгалтера.

 28. Если работник принят на работу в 2010 году, в текущем 2020 году: в январе – переведен на другую должность, а в феврале уволен. Какие сведения должны быть на него предоставлены в отчетах за январь и февраль?

В январе – о переводе (кадровые изменения в отчетном периоде) и о приеме в 2010 году (сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица по состоянию на 1 января 2020 года). В феврале – об увольнении (кадровые изменения в отчетном периоде).

 29. Следует ли отражать ли в форме СЗВ-ТД внутреннее / внешнее совместительство работника?

Да, поскольку совместительство (внутреннее / внешнее) оформляется трудовым договором (статья 60.1 Трудового кодекса Российской Федерации).

 30. Должен ли работодатель уведомить внешних совместителей о ведении трудовой книжки в электронном или в бумажном варианте.

Уведомление работников о выборе формы ведения трудовой книжки осуществляется по основному месту работы, поскольку именно там хранится трудовая книжка. Прием заявлений о выборе формы ведения трудовой книжки также осуществляется по месту основной работы.

 31. Следует ли отражать в форме СЗВ-ТД периоды выполнения работником дополнительной работы (совмещения), например, за ушедшего в декрет основного работника (с работником заключено дополнительное соглашение к основному трудовому договору)?

Нет, поскольку в данном случае трудовой договор один.

 32. В ноябре 2019 приняли на работу сотрудника по основному месту работы. В январе 2020 года приняли еще раз по внутреннему совместительству. Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки в январе работником не подавалось. Какие записи будут внесены в СЗВ-ТД?

По такому сотруднику в отчете за январь будут отражены две записи: 

1. хх.11.2019; «Прием»; должность 1, подразделение; реквизиты кадрового документа;

2. хх.01.2020; «Прием»; должность 2, подразделение, совместитель; реквизиты кадрового документа.

 33. Если работник работал на 0,5 ставки и был переведен на 1 ставку по этой же должности. Необходимо ли предоставлять в этом случае по нему форму СЗВ‑ТД?

Нет, поскольку в данном случае не идет речь о переводе работника на другую должность / структурное подразделение.

 34. Нужно ли включать в форму СЗВ-ТД перевод в другое подразделение, без изменения должности (т.е. переименование подразделения было АУП стало администрация)?

Да, если речь идет об изменениях в штатном расписании.

 35. За какой месяц должна быть сдана форма СЗВ-ТД (январь или февраль), если приказ о переводе работника издан 30 января 2020 года, дата перевода - 3 февраля 2020 года?

За февраль (т.е. по дате события).

 36. Отчет подавать, если установлена первая или высшая категория воспитателю?

Да. Присвоение категории является кадровым мероприятием (код мероприятия: 4‑Установление (присвоение)).

 37. Как теперь оформлять изменения фамилии или имени у сотрудника?

Поскольку учет «Сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» осуществляется в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (далее – ИЛС ЗЛ), то актуализация данных ФИО осуществляется путем внесения необходимых изменений в ИЛС ЗЛ на основании поданного работником «Заявления об изменении анкетных данных зарегистрированного лица, содержащихся в индивидуальном лицевом счете (форма АДВ‑2)».

 38. Как заполнять графу «Код выполняемой функции»? Какой код должностей муниципальной службы указывается в форме СЗВ-ТД, в 65-кз реестр утвержден без кодов?

Графа «Код выполняемой функции (при наличии)» заполняется только с 1 января 2021 года.

 39. Как в отчете СЗВ-ТД заполнять графу 4 для муниципальных и государственных служащих?

Порядок заполнения графы 4 подробно описан приложении 2 к постановлению Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п. В графе 4 имеется возможность указать наименование кадрового мероприятия в произвольной форме в соответствии с существующими требованиями действующего законодательства в отношении муниципальных и государственных служащих (например, в гр. 3 - указывается код "Прием", в графе 4 - вносится запись «Назначен на должность ...»).

 40. Подают ли сведения по форме СЗВ-ТД структуры МВД, УФСИН и приравненные к ним службы?

Да, после утверждения порядка предоставления формы СЗВ-ТД на данную категорию служащих. Проект порядка размещен на сайте Минтруда России.

 41. Если организация уже сдаёт по ЭДО другую отчётность, всё равно надо для СЗВ‑ТД направить заявление на подключение к ЭДО ПФР?

Да.

 42. Если отчетность предоставляется через уполномоченного представителя, как это нужно оформить?

Необходимо предоставить в территориальный орган ПФР по месту учета страхователя две формы: заявление на подключение к ЭДО ПФР и уведомление о предоставлении полномочий представителю.

 43. А как быть с записью о времени службы в рядах Вооруженных сил?

Данные периоды будут включаться в ИЛС ЗЛ на основании обращения гражданина непосредственно в территориальный орган ПФР либо через «Единый портал государственных и муниципальных услуг» или «Личный кабинет застрахованного лица» на официальном сайте Пенсионного фонда Российской Федерации

 44. Какие сведения должны отражаться в форме СЗВ-ТД на внешнего совместителя, принятого на работу в 2019 году (ведь заявление о выборе формы ведения трудовой книжки он подаст по основному месту работы)?

В случае если в 2020 году по такому работнику произойдут кадровые изменения (перевод на другую постоянную работу; установление (присвоение) второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации; увольнение; переименование организации и т.д.), необходимо будет предоставить форму СЗВ‑ТД за отчетный месяц, в котором произошло кадровое мероприятие. Одновременно в форме необходимо будет указать сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица по состоянию на 1 января 2020 года (в данном случае, прием на работу в 2019 году).

Если в 2020 году каких-либо кадровых изменений по работнику не произойдет, форма СЗВ-ТД с отражением в ней сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица по состоянию на 1 января 2020 года должна быть предоставлена не позднее 15.02.2021.

 45. Нужно ли сдавать за январь 2020 года форму СЗВ-ТД, если в «ООО» только 1 учредитель и больше никого нет?

Да, если единственный учредитель по данным Единого государственного реестра юридических лиц является руководителем «ООО» и в январе были проведены установленные законодательством кадровые мероприятия.

 46. Трудовая книжка директора образовательной организации хранится у учредителя, нужно ли образовательной организации брать с директора заявление о ведении трудовой книжки и сдавать форму СЗВ-ТД или это делает учредитель?

Обязанность предоставлять форму СЗВ-ТД возложена на страхователя‑работодателя. Соответственно, форма СЗВ-ТД должна предоставляться тем юридическим лицом, с которым установлены трудовые отношения (т.е. в штат, которого зачислен работник, где он выполняет свою трудовую функцию, чьему трудовому распорядку подчиняется).

 47. Подлежат ли указанию в форме СЗВ-ТД сведения: о повышении работником квалификации или присвоении работнику смежной професии?

Да, наименование мероприятия – «Установление (присвоение)».

 48. На каникулах школьников принимают в школьную трудовую бригаду по срочному трудовому договору на 4 дня, нужно ли сдавать на них форму СЗВ-ТД?

Да, нужно, поскольку форма СЗВ-ТД предоставляется в отношении застрахованных лиц, с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

 49. Есть ли необходимость в форме СЗВ-ТД указывать, что должность главный специалист относится к должности муниципальной службы? В трудовой книжке запись просто - главный специалист.

В форме СЗВ-ТД записи о наименовании трудовой функции (должности) заполняются в соответствии с правилами ведения бумажных трудовых книжек.

 50. Если работник принят на работу в 2021 году, но писал заявление на ведение бумажной книжки у предыдущего работодателя, новый работодатель должен тоже продолжать вести бумажный носитель?

Да, в таких случаях ведение трудовой книжки новым работодателем продолжает осуществляться в бумажной форме, до тех пор, пока работник не подаст заявление о переходе на её электронный вид.

 51. Если работник принят после 30.06.2020, как его уведомить об электронной трудовой книжке, ведь у него есть право до конца года принять решение?

В случае приема на работу работника, который ещё не определился с выбором формы ведения трудовой книжки, работодатель уведомляет его о данном праве в общем порядке.

 52. Последнее кадровое событие на 01.01.2020 - реорганизация «ООО» путем присоединения к другому «ООО». Можно ли это событие квалифицироваться как мероприятие «Переименование»?

Реорганизация юридического лица действительно относится к кадровому мероприятию «Переименование». Вместе с тем, если речь идет о заполнении сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица по состоянию на 1 января 2020 года, то кадровым мероприятием в таких случаях будет последнее кадровое изменение, содержащее сведения о трудовой функции работника (прием, перевод и т.п.).